در ظاهر، خرید دستگاه حضور و غیاب برای یک شرکت کوچک تصمیم ساده‌ای به نظر می‌رسد. اما در عمل، این انتخاب می‌تواند تأثیر زیادی در بهره‌وری منابع انسانی، کنترل هزینه‌ها و جلوگیری از تقلب در سازمان داشته باشد.
به‌ویژه در کسب‌وکارهای کوچک، که هر هزینه اضافه یا اشتباه مدیریتی می‌تواند به کل سیستم آسیب بزند، انتخاب یک دستگاه حضور و غیاب مناسب نیازمند دقت بالا و شناخت نیاز واقعی است.
در ادامه، به بررسی دقیق ۸ مورد از پرتکرارترین اشتباهات در خرید و انتخاب سیستم حضور و غیاب برای مجموعه‌های کوچک می‌پردازیم تا مدیران آن‌ها بتوانند با آگاهی بیشتر تصمیم‌گیری و خرید کنند.
۱. خرید دستگاه بدون در نظر گرفتن تعداد پرسنل!
یکی از اشتباهات رایج این است که شرکت‌هایی با ۵ تا ۱۰ نفر پرسنل سراغ دستگاه‌های حضور و غیاب حرفه‌ای چندکاره با ظرفیت بالا می‌روند که خرید آن هزینه بالایی داشته و فراتر از نیاز مجموعه است! به موازات آن، در برخی شرکت‌ها دستگاهی خریداری می‌شود که تنها پاسخگوی پرسنل فعلی است.و به رشد شرکت در آینده و افزایش تعداد پرسنل توجه نمی‌کنند.
توصیه می‌شود که همیشه دستگاهی انتخاب کنید که حداقل ۳۰٪ بیشتر از پرسنل فعلی ظرفیت داشته باشد. مثلاً اگر ۱۵ نفر پرسنل دارید، دستگاهی که تا ۳۰ یا نهایت ۵۰ کاربر را پشتیبانی می‌کند انتخاب کنید.
۲. انتخاب دستگاه حضور و غیاب فقط بر اساس قیمت
تلاش برای کاهش هزینه‌ها قابل درک است، اما انتخاب دستگاه‌های ارزان‌قیمت با سنسورهای ضعیف، عمر کوتاه و عدم پشتیبانی مناسب، در بلندمدت به هزینه‌های بیشتری منجر خواهد شد.
بر اساس بررسی SecurityInfoWatch، در بازارهای بیومتریک، دستگاه‌هایی با قیمت متوسط تا بالا، نرخ خطای تشخیص به‌مراتب پایین‌تری نسبت به دستگاه‌های اقتصادی دارند. بهترین کار این است که قیمت را در کنار امکانات، گارانتی و خدمات پس از فروش دستگاه در نظر بگیرید، نه به‌تنهایی.
۳. توجه نداشتن به نوع محیط کاری (دما، رطوبت، فضای باز یا بسته)
در محیط‌های کاری خاص مثل کارگاه، انبار، خط تولید یا حتی مدرسه، شرایط فیزیکی روی عملکرد دستگاه تأثیر مستقیم دارد.در یکی از پروژه‌ها در جنوب کشور، دستگاه حضور و غیاب مجهز به سنسور تشخیص چهره به‌دلیل نور مستقیم خورشید و گرمای بالا، عملکرد مطلوبی نداشت.
مدل‌های حساس مثل دستگاه حضور و غیاب چهره‌ای یا تشخیص عنبیه باید در فضای سرپوشیده با نور ثابت استفاده شوند. اگر در فضای بیرونی هستید، مدل‌هایی با استاندارد IP مناسب در برابر رطوبت یا ضربه پیشنهاد می‌شوند.
در محیط‌های صنعتی یا کارگاهی مانند معدن، تراشکاری، چوب بری و… که آلودگی دست وجود دارد، استفاده از دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی باعث خطا در ثبت اطلاعات می‌شود چرا که به دلیل آلودگی سنسور و آسیب و مخدوش شدن اثرانگشت افراد به دلیل نوع شغل، اثرانگشت افراد به راحتی شناسایی نخواهد شد!
۴. استفاده نادرست از دستگاه حضور و غیاب ترکیبی
دستگاه حضور و غیاب ترکیبی یا چند منظوره سیستمی است که دارای دو یا چند روش ثبت تردد است. به طور مثال وقتی شما یک دستگاه ساعت زنی اثر انگشتی خریداری می‌کنید، احتمال دارد که سیستم مورد نظر در کنار اسکنر اثر انگشت، دارای کارتخوان نیز باشد. به این نوع سیستمها، دستگاه حضور و غیاب ترکیبی یا سیستم حضور و غیاب چند منظوره می‌گویند.
در بازار امروز، تقریباً تمام دستگاه‌های حرفه‌ای دارای قابلیت‌های چندعاملی (اثر انگشت، چهره، کارت) هستند و این تنوع یک مزیت مهم محسوب می‌شود. اما اشتباهی که برخی شرکت‌ها مرتکب می‌شوند این است که این قابلیت‌ها را بدون برنامه‌ریزی، آموزش یا استفاده واقعی رها میکنند.
برای مثال، دستگاهی با سه روش شناسایی اثرانگشت، تشخیص چهره و کارت نصب می‌شود، اما فقط کارت‌ها بین کاربران توزیع شده و سایر روش‌ها غیرفعال باقی مانده‌اند. در نتیجه، قابلیت اصلی دستگاه حضور و غیاب چندکاره مورد استفاده قرار نمی‌گیرد.
۵٫ بی‌توجهی به اهمیت امنیت اطلاعات
برخی مدیران فقط به نوع شناسایی (اثر انگشت، چهره، کارت و…) توجه میکنند ولی به نحوه ثبت و امنیت داده‌ها توجهی ندارند. بعضی دستگاه‌های حضور و غیاب اطلاعات بیومتریک افراد را بدون رمزنگاری در حافظه داخلی ذخیره میکنند که در صورت سرقت، هک شدن یا دستکاری دستگاه حضور و غیاب، قابلیت دسترسی به اطلاعات حساس و سواستفاده از آن وجود دارد.
در شرایط فعلی که حتی مدارس هم از دستگاه حضور و غیاب استفاده میکنند، حفظ اطلاعات پرسنل و داده‌های ورود و خروج اهمیت بالایی دارد.
توصیه می‌شود از برندهایی مانند ویردی (Virdi) ساخت کره جنوبی، Zk چین و سوپریما استفاده شود که امکان رمزنگاری اطلاعات، پشتیبان‌گیری امن و کنترل دسترسی کاربران را فراهم میکنند. اگر در این زمینه به اطلاعات بیشتر نیاز دارید، مقاله روش‌های تقلب در انواع دستگاه حضور و غیاب + [چگونگی پیشگیری از آن‌ها] را مطالعه کنید.
۶٫ استفاده از دستگاه بدون نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب
یکی از اشتباهات فاجعه‌بار این است که فقط خود دستگاه حضور و غیاب خریداری می‌شود، بدون هیچ نرم‌افزار مدیریتی مناسب. در این صورت اطلاعات فقط در دستگاه ساعتزنی ثبت شده و نمیتوان گزارش لازم از میزان کارکرد مفید، تأخیر، اضافه‌کاری یا مرخصی پرسنل تهیه کرد.
خودِ دستگاه حضور غیاب به‌تنهایی امکان ارائه گزارشات دقیق مانند میزان کارکرد مفید در ماه، تعجیل و تأخیر، مرخصی، اضافه‌کاری یا شیفت‌بندی ندارد. این اطلاعات باید از طریق نرم‌افزار حضور و غیاب استخراج، تجزیه‌وتحلیل و بایگانی شوند.
نکته مهم دیگر این است که متاسفانه هنوز برخی شرکت‌ها برای مدیریت ساعات کاری افراد از برنامه اکسل استفاده میکنند! یعنی اطلاعات تردد را به صورت دستی از دستگاه حضور و غیاب دریافت میکنند و در اکسل به تحلیل آن می‌پردازند. این روش به‌دلیل زمان‌بر بودن و احتمال خطا، توصیه نمی‌شود.
طبق آمار Gartner HR Insights, سازمان‌هایی که از سیستم‌های یکپارچه حضور و غیاب (دستگاه + نرم افزار) استفاده میکنند، بیش از ۷۰٪ در زمان محاسبه حقوق صرفه‌جویی میکنند.
بنابراین در زمان خرید دستگاه حضور و غیاب دقت کنید که دستگاه همراه با نرم افزار حضور و غیاب به زبان فارسی و امکان محاسبه حقوق و دستمزد ارائه شود.
۷. نادیده گرفتن آموزش و پشتیبانی پس از خرید
شاید یکی از مهم‌ترین اشتباهات این است که مدیران تصور میکنند با خرید دستگاه حضور غیاب، کار تمام شده است. در حالی که نصب، تنظیمات اولیه، تعریف کاربران و آموزش پرسنل برای استفاده درست، از موارد حیاتی و مهم در بهره‌وری از سیستم حضور و غیاب است.
حتی بهترین دستگاه ورود و خروج هم بدون آموزش کاربران و تنظیمات اولیه دقیق، کارایی مورد انتظار را نخواهد داشت. بسیاری از مشکلات ثبتی، نه به دلیل نقص دستگاه، بلکه به علت استفاده نادرست کاربران اتفاق می‌افتد. انتخاب فروشنده دستگاه حضور و غیاب که نصب، راه‌اندازی، آموزش و خدمات پس از فروش واقعی ارائه دهد، اهمیت حیاتی دارد، چرا که پشتیبانی قوی و خدمات فنی بلندمدت، طول عمر مفید دستگاه تردد را چند برابر می‌کند.
اگر دنبال مدل‌هایی با پشتیبانی واقعی هستید، دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد برند ویردی و زدکا پیشنهاد می‌شوند.
۸٫ انتخاب دستگاه بر اساس ظاهر، نه عملکرد
بزرگ‌ترین اشتباه برخی مدیران تازه‌کار این است که فقط به ظاهر شکیل یا طراحی مدرن دستگاه حضور و غیاب توجه میکنند. در حالی که مهم‌ترین فاکتورها، پایداری عملکرد، دقت شناسایی و کیفیت نرم‌افزار هستند.
میتوان دستگاهی انتخاب کرد که هم زیبا باشد و هم باکیفیت! به برند دستگاه و سابقه استفاده از آن در شرکت‌ها حتما توجه کنید.
جمع‌بندی نهایی برای تصمیم‌گیری بهتر مدیران
| معیار | پیامد اشتباه در انتخاب | توصیه اجرایی برای رفع مشکل |
| ظرفیت دستگاه | عدم امکان تعریف کاربر جدید، نیاز به تعویض کامل | انتخاب دستگاه با ظرفیت ۳۰٪ بیشتر از نیاز فعلی |
| نوع شناسایی | افزایش خطا در ثبت، نارضایتی کاربران | تطابق نوع شناسایی با شرایط محیطی کار |
| نرم‌افزار | نبود گزارش‌های حقوقی، افزایش خطای حسابداری | استفاده از نرم‌افزار فارسی یکپارچه |
| امنیت داده‌ها | امکان سرقت اطلاعات یا نفوذ به سیستم | رمزنگاری داده‌ها و کنترل سطح دسترسی |
| خدمات پس از فروش | دستگاه بدون پشتیبانی بلااستفاده خواهد شد | انتخاب برند با آموزش و گارانتی معتبر |
پرسش‌های متداول
سوالات پرتکراری که بسیاری از کاربران در مورد خرید دستگاه ساعتزنی برای دفاتر یا شرکت‌های کوچک دارند:
- اگر شرکت‌های کوچک از دستگاه حضور و غیاب استفاده نکنند، چه اتفاقی می‌افتد؟
عدم استفاده از سیستم حضور و غیاب حتی در تیم‌های کوچک می‌تواند باعث بی‌نظمی، اختلاف بین کارکنان، و اشتباه در محاسبه حقوق و مزایا شود.
- آیا استفاده از دستگاه حضور و غیاب چندعاملی برای شرکت‌های کوچک ضرورتی دارد؟
بله، در بسیاری از موارد استفاده از دستگاه‌های چندعاملی (مانند اثر انگشت، کارت و تشخیص چهره) برای شرکت‌های کوچک مزیت محسوب می‌شود، زیرا هم امنیت دسترسی را بالا می‌برد و هم در شرایط متغیر محیطی یا در صورت خرابی یکی از روش‌های شناسایی، امکان تردد بدون اختلال فراهم می‌شود.
- آیا داده‌های دستگاه حضور و غیاب مستقیماً وارد سیستم حقوق و دستمزد می‌شود؟
در صورتی که دستگاه حضور و غیاب همراه با نرم‌افزار مدیریت تردد عرضه شود، امکان اتصال مستقیم داده‌ها به سیستم حقوق و دستمزد وجود دارد. این اتصال معمولاً از طریق خروجی‌های استاندارد مانند Excel، API، یا فایل‌های CSV انجام می‌شود.
در پایان
شرکت‌های کوچک برخلاف تصور، بیشترین آسیب را از اشتباه در انتخاب سیستم حضور و غیاب می‌بینند چون بودجه محدودی دارند و زمان کافی برای آزمون و خطا ندارند. در انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای شرکت‌های کوچک، دقت و تمرکز بر قیمت یا ظاهر فیزیکی دستگاه کافی نیست. توجه به ظرفیت، دقت شناسایی، امنیت اطلاعات، قابلیت نرم‌افزاری، خدمات پشتیبانی و تناسب با شرایط محیطی، عوامل مهم در موفقیت در انتخاب و خرید دستگاه حضور و غیاب مناسب هستند.
پرهیز از اشتباهاتی که در این مقاله بررسی شد، نه‌تنها باعث بهره‌برداری کامل و بهینه از سیستم شود، بلکه شما می‌توانید:
- هزینه‌هایتان را کنترل کنید.
- نظم سازمانی ایجاد کنید.
- جلوی تقلب در حضور و غیاب را بگیرید.
- گزارش‌های دقیق بگیرید.
- رضایت و اعتماد پرسنل و حسابداری را افزایش دهید.